Déléguer ou sous-traiter : les clés pour alléger votre charge de travail

Délégation

La délégation consiste à confier des tâches à des personnes au sein de votre organisation (employés, collaborateurs). Vous restez responsable du résultat final, mais vous donnez à vos équipes l’autonomie pour exécuter ces tâches.

Un artisan par exemple, peut déléguer la gestion des devis ou des rendez-vous à un assistant administratif.

Sous-traitance

La sous-traitance, en revanche, consiste à confier une activité à une entité externe (freelance, agence, entreprise spécialisée). Cette approche est idéale pour des tâches nécessitant des compétences spécifiques que vous ne possédez pas en interne.

Une entreprise pourrait sous-traiter la création de son site web à une agence digitale.

a) Gagner du temps pour les tâches stratégiques

En déléguant ou en sous-traitant, vous vous libérez du temps pour vous concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée, comme le développement de votre business ou la gestion de vos relations clients.

Par exemple, un consultant en stratégie peut sous-traiter la création de ses supports de présentation pour se concentrer sur ses rendez-vous clients.

b) Réduire le stress et éviter le burn-out

En essayant de tout faire vous-même, vous risquez rapidement l’épuisement. La délégation permet de répartir la charge de travail et de vous concentrer sur ce que vous aimez vraiment.

c) Accéder à des compétences spécifiques

Certaines tâches nécessitent des compétences que vous ne possédez pas ou qui ne sont pas votre spécialité.

Un artisan pourrait sous-traiter la gestion de ses réseaux sociaux à un freelance en marketing digital pour attirer de nouveaux clients.

d) Accélérer la croissance de votre entreprise

Lorsque vous déléguez ou sous-traitez efficacement, votre entreprise peut gérer un volume plus important d’activités, sans que vous soyez limité par vos propres capacités.

Toutes les tâches ne se prêtent pas à la délégation ou à la sous-traitance. Voici comment les catégoriser.

a) Tâches répétitives et chronophages

• Gestion des emails, prise de rendez-vous, envoi de devis, facturation

• Déléguez-les à un assistant administratif ou sous-traitez-les à une entreprise de gestion

b) Tâches nécessitant des compétences techniques spécifiques

• Création de sites web, rédaction de contenu, design graphique, campagnes publicitaires

• Sous-traitez-les à des experts ou des freelances

c) Tâches opérationnelles non stratégiques

• Préparation des commandes, gestion logistique

• Déléguez-les à votre équipe ou externalisez-les auprès de prestataires spécialisés

d) Tâches à forte valeur ajoutée mais chronophages

• Analyse de données, élaboration de stratégies marketing

• Déléguez-les à un collaborateur expérimenté ou externalisez-les à une agence

Étape 1 : Identifiez les tâches à déléguer ou sous-traiter

Commencez par analyser vos activités quotidiennes. Posez-vous ces questions :

Quelles tâches me prennent trop de temps ?

Quelles tâches ne nécessitent pas mon expertise ?

Quelles tâches peuvent être mieux réalisées par un expert ?

Astuce : faites une liste de toutes vos tâches hebdomadaires et classez-les selon leur priorité et leur complexité.

Étape 2 : Choisissez les bonnes personnes ou prestataires

La réussite de la délégation dépend de QUI exécute les tâches.

• Pour la délégation interne, identifiez les membres de votre équipe qui ont les compétences nécessaires. Formez-les si besoin pour qu’ils soient autonomes.

• Pour la sous-traitance, recherchez des freelances ou agences ayant des références solides. Demandez des exemples de projets similaires pour évaluer leur expertise.

Outils recommandés :

• Pour trouver des freelances : Upwork, Malt, Fiverr.

• Pour gérer votre équipe : Trello, Asana, Slack.

Étape 3 : Définissez des attentes claires

Pour éviter les malentendus, définissez dès le départ :

• Les objectifs : qu’attendez-vous exactement de la tâche ?

• Les délais : quand doit-elle être terminée ?

• Les ressources : quels outils ou informations sont nécessaires ?

Si vous sous-traitez la création d’une campagne publicitaire par exemple, fournissez un brief clair avec :

• Les messages clés

• Le budget

• Les KPI à atteindre

Étape 4 : Suivez les performances

La délégation ou la sous-traitance ne signifie pas que vous devez complètement abandonner le suivi. Voici comment garder le contrôle :

• Mettez en place des points réguliers : planifiez des réunions ou des check-ins pour suivre l’avancement

• Utilisez des outils de suivi : Google Sheets, Monday.com, ou Notion pour avoir une vision claire des progrès

Astuce : fixez des indicateurs de performance (KPI) pour évaluer si les résultats répondent à vos attentes.

a) Ne pas former ou briefer correctement

Une délégation ou une sous-traitance mal préparée peut entraîner des résultats décevants.

b) Garder un contrôle excessif

Si vous micromanagez vos collaborateurs ou prestataires, vous perdez le principal avantage de la délégation : le gain de temps.

c) Confier les mauvaises tâches

Certaines tâches, stratégiques ou liées à la vision de l’entreprise, doivent rester sous votre contrôle.

d) Ne pas évaluer les résultats

Sans suivi, vous risquez de ne pas détecter les erreurs ou les opportunités d’amélioration.

a) Une meilleure utilisation de votre temps

Votre temps est précieux. En vous concentrant sur vos forces et vos priorités, vous pouvez augmenter votre productivité et, par conséquent, votre chiffre d’affaires.

b) Une réduction des coûts fixes

En sous-traitant certaines tâches, vous évitez les coûts liés au recrutement, à la formation ou à l’équipement.

c) Une plus grande flexibilité

La sous-traitance vous permet d’ajuster vos ressources en fonction de vos besoins, sans engager des frais fixes à long terme.

Déléguer ou sous-traiter n’est pas un signe de faiblesse : c’est une stratégie intelligente pour optimiser votre temps, accéder à des compétences spécifiques, et faire croître votre entreprise. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment tout en maintenant un haut niveau de qualité dans toutes vos activités.

Alors, qu’attendez-vous pour alléger votre charge de travail ? Commencez dès aujourd’hui à identifier les tâches à déléguer ou sous-traiter, et donnez un nouvel élan à votre entreprise !